گلستانه ارقام پارسیان|های‌تک

گلستانه ارقام پارسیان|های‌تک|طراحی و تولید نرم افزار|طراحی وب سایت|اندروید|سئو|نرم افزار| اینترنت مارکتینگ|هاست|دامنه

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری پارسیان

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری پارسیان نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و دانشگاه ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل.

در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون کاغذ پارسیان با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم اتوماسیون پارسیان ، قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزارها یا بانکهای اطلاعاتی را در صورت وجود دسترسی می باشد. . این  نرم افزار این قابلیت را دارد که مکاتبات را از بدو ورود به دبیرخانه مجموعه در گردش اتوماسیون قرار دهد و ارسالات مختلف بین کاربران را به تفکیک کنترل نماید و در نهایت خروجی مورد نظر را نمایش دهد.امکانات و قابلیت های عمده  اتوماسیون پارسیان در زیر توضیح داده شده است 

قابلیت ها و امکانات سیستم اتوماسیون اداری پارسیان

  1. تعریف کاربران بر اساس چارت سازمانی
  2. تعریف افراد طرف حساب با مجموعه (نگهداری اطلاعات مانند تلفن، فکس، ایمیل و ...)
  3. تعریف دفاتر اندیکاتور برای هر کاربر به صورت مجزا و به تعداد نامحدود
  4. تعریف تعداد متعدد دبیرخانه بر اساس نیاز
  5. تعریف روال تهیه پیش نویس بر اساس نیاز (در صورتی که نیاز به تایید پیش نویس نباشد می توان این فرایند را حذف کرد)
  6. امکان ایجاد پیش نویس در داخل برنامه
  7. تبدیل فایل های متنی (rtf) به تصویر. (مکانیزم چاپ و دوباره اسکن کردن را حذف می کند)
  8. تعریف نظام بایگانی نامه ها برای هر کاربر و هر واحد به صورت مجزا (کلاسمان)
  9. تعریف پارامترهای نامه (وسیله ارسال و دریافت، فوریت نامه، طبقه، نوع و ...) و الویت دادن به آنها
  10. تعریف مراکز برون سازمانی (اداراتی که با آنها تبادل مکاتبات داریم)
  11. قابلیت سفارشی کردن نرم افزار
    • صدا گذاری برای نامه های جدید
    • صدا گذاری برای نامه های خوانده شده
    • صدا گذاری برای نامه های قابل پیگیری
    • معرفی نمونه امضاء
    • معرفی گیرندگان پیش فرض (به سفارش مدیرعامل محترم)
    • ثبت نامه به صورت خودکار در دفتر
  12. ایجاد پیش نویس نامه در داخل محیط برنامه (ویراستار) با قابلیت تبدیل متن به عکس
  13. معرفی فایل به عنوان فایل نامه (rtf , word2003 , word 2007 , pdf , txt)
  14. معرفی تصاویر برای نامه
  15. آماده سازی نامه برای ارسال ( تهیه متن، اسکن در داخل برنامه، شماره دهی، طبقه بندی و ارسال)
  16. تعریف پیوست برای نامه به تعداد نامحدود
  17. ایجاد کارتابل وارده و کارتابل خارجه برای هر کاربر به صورت مجزا و شخصی
  18. انتقال انواع فایلهای ضمیمه به همراه نامه (صوت، تصویر، متن، Unix، صفحه گسترده(excel) و ...)
  19. بایگانی نامه ها در کلاسمان ها
  20. قابلیت روشن سازی قسمت هایی از نامه (مانند عملکرد ماژیک فسفری)
  21. قابلیت انتقال نامه ها به Offline و کار به صورت مجزا
  22. چاپ لیست کارتابل وارده با تنظیمات صفحه به صورت دلخواه
  23. تعریف تاریخ پیگیری برای نامه ها به تعداد نامحدود
  24. مشخص کردن وضعیت پیگیری نامه ها در سه حالت (انجام شد، در حال انجام، لغو شد)
  25. مارکدار کردن نامه ها جهت پیگیری مراحل
  26. ارسال نامه ها به صورت گروهی در سه حالت
    • ارسال به صورت رونوشت
    • ارسال با شماره مجزا
    • ارجاع به صورت رونوشت
  27. سفارشی کردن ثبت نامه های وارده به دبیرخانه در سه حالت
    • ثبت نامه ها در پنجره های گوناگون
    • ثبت نامه ها در پنجره سلسله مراتبی
    • ثبت نامه در یک پنجره
  28. انتقال نامه هایی که در سیستم offline موجود است به online با تمام اطلاعات
  29. اسکن مستقیم نامه در برنامه
  30. قابلیت تعریف رویدادها (سررسید شخصی) در برنامه
  31. امکان هشداردهی به رویدادها
  32. زمانبندی تکرار رویدادها به صورت هفتگی، ماهانه و سالانه
  33. اطلاع رسانی رویدادها به سایر کاربران دخیل در رویداد

گزارشات

  1.  امکان جستجو در نامه ها بر اساس تمام آیتم ها به صورت ترکیبی
    • نامه های دریافتی
    • نامه های ارسالی
    • پیش نویس ها
    • بایگانی نامه ها
  2. امکان تهیه نسخه چاپی از جداول با امکان تنظیم چاپ توسط کاربر
    • دفاتر اندیکاتر
    • بایگانی
    • پیش نویس ها
    • نامه های دریافتی
    • نامه های ارسالی
    • نامه های خوانده شده
    • نامه های خوانده نشده
    • نامه های مارکدار و قابل پیگیری
  3. امکان تهیه برگه سفید از دفتر اندیکاتور
  4. امکان گزارشگیری از دفتر اندیکاتور بر اساس تمام آیتم های موجود در دفتر به صورت ترکیبی
  5. چاپ دفتر اندیکاتوربا حفظ قالب واقعی دفتر
  6. تهیه گزارش از بایگانی نامه هاو خروج نامه از بایگانی و گردش مجدد آن در صورت نیاز
  7. گزارش نامه هایی که توسط کاربر ارسال شده و کاربر گیرنده نامه را مطالعه کرده است – نامه های خوانده شده(به سفارش هیئت مدیره محترم)
  8. گزارش نامه هایی که توسط کاربر ارسال شده و کاربر گیرنده نامه را مطالعه نکرده است – نامه های خوانده نشده(به سفارش هیئت مدیره محترم)
  9. تهیه گزارش از نامه های مارکدار و قابل پیگیری به حالت های
    • همه ی نامه ها
    • نامه های امروز
    • نامه های ماه جاری
  10. امکان اولویت نبدی کاربران
  11. راهنمای فارسی در کلیه قسمت های برنامه
  • کارتابل :

جمع بندی قسمت نامه های ارسالی ، نامه ها ی رسیده ، پیش نویس ها ، بایگانی در قسمت کارتابل

نامه های ارسالی :

  • نمایش تمامی اطلاعات مربوط به نامه از جمله شماره صاحب نامه ، صاحب نامه ، شماره دبیرخانه و ...
  • بازکردن نامه ها فقط با کلیک بر روی آن
  • نمایش پیش نمایش نامه ها بدون بازکردن نامه ها به صورت کامل
  • قراردادن گزینه بایگانی نامه ها به صورت نمایش کامل پوشه ها و جزوه دان ها
  • نمایش سابقه نامه هایی که از دبیرخانه ارسال می شوند
  • نمایش چرخه نامه ها و مراحل طی نامه ها در ارگان
  • قراردادن نامه بر روی میزکار ،یعنی به صورت همزمان چند نامه را بازکردن و تمامی اطلاعات مربوط به نامه از جمله موضوع و پیوست و ... را مشاهده کرد
  • نمایش کامل چرخه ناب

و سایر گزینه ها از جمله ارجاع نامه و نمایش فایل و پیوست نامه و ...

  • بایگانی :

نمایش تمامی پوشه ها و نامه های بایگانی شده با قابلیت های نمایش تصویر و چرخه و سابقه نامه و خروج نامه از بایگانی و ...

  • گزینه جستجو

قراردادن صفحه ای با تمامی item های موجود برای نامه از جمله تاریخ ، وضعیت نامه (خوانده شده/ خوانده نشده) و شماره صاحب نامه ، صاحب نامه ، شماره دبیرخانه و ...

تنظیمات

نمایش کارتابل ها و دفترهای سالهای قبل و نمایش دفتر جاری

نمایش دفاتر و کارتابل هایی که به کاربر تفویض می شود

تنظیمات برنامه

فعال شدن گزینه تغییر رنگ محیط

تغییر رنگ  skin  پنجره ها و کل برنامه به صورت دلخواه

قراردادن گزینه هاو موارد پرکاربرد به صورت shortcut بر روی desktop

  • دبیرخانه

دفتر اندیکاتور مشترک برای چند کاربر

تعریف دبیرخانه مرکزی و دفتر مشترک و کاربران دبیرخانه

رزرو شماره

  • در پنجره ثبت و ارسال نامه گزینه ای جهت رزرو شماره جهت استفاده در زمان های دیگر موجود است و زمان استفاده از شماره مورد نظر کافی است آن را آزاد کرد.
  • در صورتی که چند کاربر از دفتر مشترک استفاده کنند برای عدم تداخل از شماره اندیکاتور گزینه قطعی کردن شماره تعبیه شده است .
  • بازخوانی بایگانی نامه ها در قسمت ثبت و ارسال نامه
  • عدم دریافت شماره نامه های تکراری (صاحب نامه )
  • قراردادن گزینه های عطف و پیرو برای نامه هایی که عطف یا پیرو نامه ای ارسال می شوند در پنجره های ارسال و دریافت

مدیریت :

  • تعریف چارت سارمانی
  • تعریف نقش ها و دسترسی های مربوط به هر نقش
  • نسبت دادن نقش های مختلف از جمله مدیریت ، کاربر عادی ، کاربر دبیر خانه و ...  به کاربر های تعریف شده در چارت در کل تغییر شمای ظاهری و کلی نرم افزار از حالت قبل به صورتی که کاربر راحت تر با آن کار می کند .